電話の掛け方・受け方のマナー

2010.11.18  30004Views

こんにちは、編集部スタッフです。
今回は「電話の掛け方・受け方」です。

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これまで電話をする相手は友達がメイン。
アルバイトで電話対応する際も、基本的には"受電"のみ。
そういう方が多いのではないでしょうか。

初めて企業に電話を掛けたり、受けたりするのは緊張するもの。
そしていきなり対応しても案外出来ないものだったりします。

覚えておくと役に立つ3つの基本マナーをお教えします。


電話を掛けるとき(その1):自分の名前を名乗ろう!



学生さんと日々対応していますが、一番多い「困ったちゃん」はこれ。

携帯だとディスプレイに誰が掛けてきているか表示されるので名乗る必要はないですが、
携帯でもまったく登録してない番号から掛かってきて、
相手が名乗らないと不安になりますよね。
これと同じです。

電話が掛かってきて、用件だけ質問されるものの、名前が全く分からない...。

電話を受けた企業の方はマナーがなってないと感じ、
そのあとに誰か判明した際に評価が下がってしまうかもしれません。

電話を掛けて、相手が出た際には必ず最初に名乗る。
これを習慣づけてみてください。


電話を掛けるとき(その2):誰に掛けるのかを把握してから掛けよう!



会社内では、一つの電話番号を複数名で使用しているケースが多いです。

そのため、「○○社の人事の人」と言ってもたくさんいたりします。
そして人事でも、新卒採用、中途採用、研修、等々と様々に分かれているケースもあります。
もし、事前に細かい部署名(人事部○○担当)や名前が分かる場合には、

「人事部○○担当の△△さんいらっしゃいますか」

と伝えてあげましょう。
やり取りもスムーズに進むかと思います。


電話を受けるとき(その1):電話に出れない場合の対処法



電車に乗って移動中、企業から電話が掛かってきた...
そんな時は無理して出なくとも大丈夫です。

無理に出て、周りに迷惑を掛けてしまうのも、マナー違反になります。

移動中はしっかりと留守電設定にして、
電車などから降りてから折り返しの電話をしましょう。


電話を受けるとき(その2):呼び出し音は普通の音にしよう



番外編ですが、電話を掛けると大音量のJ-POPが流れることがしばしばあります。

普段、ビジネスで電話を掛けるときは、普通の呼び出し音だけ(当たり前ですが)なので、
音楽や声が入っているとびっくりします。
(以前びっくりしたのは、ビールを飲むごくごくという呼び出し音。
相手が出るのを待つ間、延々とリピートされてました...。)

意外な音楽の趣味が分かっていいことではあるのですが、
掛けてきた人がその音楽を好きかどうか分からないので、
少なくとも就職活動中は、呼び出し音は普通の音に変えたほうがよさそうです。


最後に



いかがでしたでしょうか。

「え、こんなこと?」って思われるかもしれませんが、
実は結構出来てない人多いんです...。

上記は社会人としては「普通のこと」なので、出来ないと目立ちます。
ここでイタイ思いをしないためにも、覚えておいてくださいね!