覚えておきたい、企業へ電話を折り返すときのマナー

2013.10.15  77000Views

「非通知から着信が...」

就活中は企業の方から選考日程の調整や合否通知等なにかと電話がかかってきます。
非通知の番号からかかってくることも少なくありません。恐れなくても大丈夫です。


そして電話を折り返す機会も増えますが緊張しますよね。
今回は電話を折り返すときのマナーをご紹介します。



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まずは留守電話の伝言メッセージを聞く


携帯の初期設定に留守番電話サービスが外れている場合があるので確認を。

残されたメッセージの「かけてきた人の名前・部署・企業名」「かけ直す際の条件(時間帯など)」を特にしっかり聞きましょう。
電話のかかってきた時間も確認しましょう。



周りの環境を整える


かけ直す際はなるべく「電波が良く静かな環境」で電話をしましょう。
駅のホームや繁華街・地下街だと周囲の騒音や電波の悪さで、声がお互い聞き取り辛くなり失礼です。
電話がかかってきたからと言って電車の中で通話するのはマナー違反です。


「選考通過のお知らせ⇒次回の選考案内」という旨の電話が多いので、手元にきちんとスケジュール帳と筆記具のご用意を。
歩きながらではなく、座ってメモのとれる体勢で電話しましょう。
利き手ではメモを取る為、利き手と反対の手で電話を持ちましょう。
当たり前のようですが、緊張しているとつい忘れがちなポイントです。


道順や日時などはメモを取って最後に復唱して確認すると良いでしょう。



電話する時間帯に注意


メールではなく電話ということは緊急性の高い内容の可能性があり、なるべく早めに折り返すことをオススメします。
伝言に「伝言を聞いたらすぐにかけ直してください」「○時~○時の間におかけください」など指定があれば従いましょう。

しかし、一般的に電話にふさわしくない時間帯はあります。


・始業直後(9時~11時)...朝礼やメール確認等で忙しい時です。
・お昼休み(12~13時)...ランチに外へ出かけていることも。
・終業間際~(17時~)...仕事をまとめて帰りたい時間帯。あまり遅くにかけても帰ってしまっている可能性があります。


つまり午後の14~17時頃にかけるのが良いでしょう。
逆にメールの場合は始業前(8時半頃)に送ると出社後の朝一番でチェックしてもらいやすいです。

※基本的に、土日祝日はお休みの企業が多いです。平日休みが多い企業や、説明会が土日開催である時は別ですが、折り返しが日をまたいでしまった場合には、土日祝日は避け、週明けに電話をかけ直すようにしましょう。



電話の受け答えの例



電話の受け答えの例を紹介します。参考にしてみてください。


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「お忙しいところ失礼します。△△大学の【氏名】と申します。
先ほど人事部の××様からお電話いただき、折り返し連絡差し上げました。
××様はいらっしゃいますか。」
(または)
御社の新卒採用にエントリーしているのですが、担当者様はいらっしゃいますか。」


→つないでもらった場合

「お忙しいところ恐れいります。私、△△大学の【氏名】と申します。
さきほど/○時頃に ご連絡頂きましたが、不在にしており申し訳ありませんでした。」


→担当者が不在の場合
(企業:「申し訳ありません。××は現在席を外しております。」)
「かしこまりました。何時頃にお帰りの予定でしょうか。
こちらから再度ご連絡差し上げます。」


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会社側から電話すると言われたら、感謝を述べて連絡を待ちましょう。


電話を切る時は「失礼いたします」と言い、間をしばらくおいてから切りましょう。
話す時は相手の会社は「御社」と呼びます。(メールの文面などの書き言葉の場合は「貴社」)


また、こちらの姿勢が見えないからと言ってだらしない姿勢で電話をかけることのないように。意外と声に表れます。
電話でも姿勢を正し、よりハキハキとゆっくり話すように心掛けましょう。




さいごに


いかがでしたか。
筆者が就活時のマナーで役立ったと感じたのは意外にも「秘書検定」でした。



顔の見えない電話は不安でしょうが、あまり難しく考えずに。
嬉しい報告が電話でくると良いですね!



(ライター:ゆい)