メールの書き方のマナー

2010.11.18  154048Views

今回は、「メールの書き方」について。


初めて企業に出すメールって不安になりませんか?
友達同士のやり取りとは違い、ビジネスメールにはあるマナーがあります。
知らないと恥をかいてしまうことも。

そんな方へ、すぐに役立つマナーをお教えします。


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1.件名は必ず書く


仕事上、学生さんとメールのやり取りをするケースが多いのですが、一番多いのが、「件名が無い」こと。

ひどいと携帯の空メールかと思うくらい、件名が無いメールがたくさん届きます。

件名は、メール内容を要約したものです。
社会人になると1日に100通ものメールを受信する方もいるので、その人に対して件名で内容や重要度を知らせる必要があります。
件名なしのメールだと重要じゃないと思われて見てもらえない可能性も...。
それはイヤですよね。

例)「合同説明会の参加に関して」「ES提出に関して(○○大学●●)」「面接日程に関してお伺いします」

などと、一目で分かるように件名を記載しましょう。


2.名前はちゃんと名乗る


学生さんとのやり取りで2番目に多いのが、「名前が無い」メール。
誰ですか?と聞き返したくなるメールが多いです。

メールを登録してあるから分かるだろうと思っても、企業は何百人何千人と相手しているので、
そんなこと分かりません。

例)「こんにちは、○○大学の○○と申します」「お世話になります、○○大学の○○です。」

と、しっかりと名前を名乗りましょう。


3.本文はちゃんと書こう


何を言ってるの...?と思われるかもしれませんが、
「ES提出します」と伝えるのに、「ES提出します」の一言だけじゃダメですよね。

実は学生さんからのメールで、用件だけしか書いてないメールって結構多いんです。
それだと受け取る相手は、「何だこのメール...」って思ってしまいます。

でもどうやって書けばいいのか分からない方へ。簡単なフォーマットを記載します。
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株式会社○○
人事部 △△様

こんにちは、○○大学の●●と申します。

先日はありがとうございました。/突然のご連絡失礼します。(←あいさつ文)
貴社のエントリーシートを提出致します。
添付致しますので、ご確認いただけますでしょうか。(←用件)

お忙しいところ恐縮ですが、ご査収頂けますと幸いです。(←相手への配慮)
では、どうぞよろしくお願いします。

○○大学○○学科 ●●(←最後に再度名乗る)
Mail:(←連絡先も)
----------------------------------------------------


4.就活用のメールアドレスを持とう


就活用のメールアドレスは持った方がいいです。
他のメールと区別して管理しやすいですし、大事なメールを見過ごしてしまう事態を避けることができます。

携帯電話のメールアドレスをそのまま使用している方もいますが、ビジネスとはほど遠いメールアドレスを使っている人もいるので、要注意です。
例えば、love_love_○○chan@~ とかですね。
意外な趣味も分かったりするのですが、やはりビジネスの場なので避けたほうがいいかと。
添付ファイルや長文メールを送ることが出来ないので、出来るだけPCで使用できるメールアドレスを取得したほうがいいですね。

フリーメールもたくさんあり、簡単にアドレス取得ができるので、是非やってみてください。

■主なフリーメール一覧
gmail
yahoo mail
Outlook.com
nifty mail


最後に


いかがでしたでしょうか?

メール1通送るにも「相手への配慮」が必要です。
メールを受け取った相手が、次に動きやすいよう気遣いを入れてメールを書いてみると、
ご自身にもプラスに繋がるかもしれませんよ。